Wicepremier i minister cyfryzacji Krzysztof Gawkowski ocenił, że wdrożony w Urzędzie Miasta w Międzyzdrojach system zarządzania dokumentami wykorzystujący sztuczną inteligencję pozwoli skrócić czas pracy urzędników średnio nawet pięciokrotnie.
Międzyzdrojski samorząd jako pierwszy w kraju, przy wsparciu Ministerstwa Cyfryzacji oraz Instytutu Badawczego IDEAS, od siedmiu miesięcy testuje system Proof of Concept „ExtrAct” wykorzystujący sztuczną inteligencję. Narzędzie automatycznie wydobywa kluczowe informacje z dokumentów wykorzystywanych w administracji, takich jak akty notarialne, księgi wieczyste oraz materiały dotyczące gruntów, budynków i lokali, które są potrzebne m.in. do celów podatkowych.
„To rozwiązanie skróci pracę urzędnika średnio pięciokrotnie. Jeśli wcześniej obsługa aktów notarialnych wymagała pracy pięciu osób w ciągu miesiąca, dziś wystarczy jedna” – powiedział wicepremier Krzysztof Gawkowski po spotkaniu w Urzędzie Miasta w Międzyzdrojach.
Jak zaznaczył, usprawnienie procesów związanych z obsługą aktów notarialnych oraz naliczaniem podatków pozwala skierować część pracowników do innych obowiązków. Dzięki temu możliwe jest przyspieszenie realizacji pozostałych zadań administracyjnych.
Wicepremier przypomniał, że Ministerstwo Cyfryzacji od trzech lat rozwija i wdraża rozwiązania oparte na sztucznej inteligencji w administracji publicznej. Jego zdaniem Międzyzdroje mogą stanowić przykład dla innych samorządów, pokazując, w jaki sposób cyfryzacja może ułatwiać mieszkańcom dostęp do usług publicznych.
Krzysztof Gawkowski zaznaczył, że system przetestowany w Międzyzdrojach jest rozwiązaniem uniwersalnym i skalowalnym, dzięki czemu może zostać wdrożony także w innych gminach.
– To narzędzie, które usprawnia zarządzanie aktami notarialnymi, chcemy rozszerzyć tak, aby działało nie tylko w dużych miastach, ale również w mniejszych samorządach. Koszty korzystania z niego są symboliczne – podkreślił wicepremier. Dodał, że część systemów tworzonych na zlecenie Ministerstwa Cyfryzacji trafia do urzędów bezpłatnie.
System Proof of Concept „ExtrAct” został opracowany i wdrożony przy wsparciu Instytutu Badawczego IDEAS, finansowanego przez Ministerstwo Cyfryzacji. Gawkowski zapowiedział, że w przyszłości projekty informatyczne wykorzystujące sztuczną inteligencję będą także komercjalizowane.
– Chcemy, aby te rozwiązania pozostały państwowe i były znacznie tańsze niż dostępne na rynku, ale Instytut również musi mieć możliwość finansowania swojej działalności – podsumował wicepremier.
Burmistrz Międzyzdrojów Mateusz Bobek w rozmowie z PAP poinformował, że korzystanie z systemu „ExtrAct” kosztuje gminę około 20 tys. zł rocznie. Z rozwiązania korzysta obecnie siedmiu pracowników urzędu, a system jest na bieżąco rozwijany i wzbogacany o kolejne funkcje.
Jak zaznaczył burmistrz, kluczowym elementem wdrożenia było zdobycie zaufania pracowników do nowego narzędzia. Podkreślił, że część urzędników pracuje w administracji od 30–40 lat, dlatego przystosowanie się do nowych technologii wymaga czasu i nauki.
Bobek przyznał, że wprowadzanie rozwiązań opartych na sztucznej inteligencji wiąże się z koniecznością przełamywania przyzwyczajeń związanych z tradycyjnym obiegiem papierowych dokumentów. Jego zdaniem cyfryzacja jest jednak nieuniknionym kierunkiem rozwoju administracji. Dodał, że wybór systemu wspierającego zarządzanie dokumentami notarialnymi został poprzedzony analizami przeprowadzonymi wspólnie z ekspertami Instytutu Badawczego IDEAS.
– Uznaliśmy, że ze względu na specyfikę gminy Międzyzdroje, gdzie występuje duża liczba aktów notarialnych, a część z nich liczy kilkanaście lub nawet kilkadziesiąt stron, takie rozwiązanie może znacząco usprawnić pracę. Po zeskanowaniu dokumentów system pozwala szybko przygotować ich podsumowania. Czynność, która wcześniej zajmowałaby pracownikom kilka godzin, dziś może zostać wykonana w ciągu kilku minut – wyjaśnił Bobek.
System „ExtrAct” ma potencjał do dalszego rozwoju i rozbudowy o nowe funkcje, które mogą wspierać urzędy gmin w zarządzaniu nieruchomościami oraz realizacji zadań związanych z planowaniem przestrzennym.
Wicepremier Krzysztof Gawkowski zapowiedział, że samorządy nie będą zobowiązywane do wdrażania rozwiązań opartych na sztucznej inteligencji, lecz mają być do tego zachęcane. Podkreślił, że cyfryzacja administracji powinna przede wszystkim przynosić mieszkańcom wygodę i oszczędność czasu. Jako przykład wskazał aplikację mObywatel, która nie jest obowiązkowa, ale zyskała popularność dzięki ułatwieniu dostępu do wielu usług publicznych.
– Korzysta z niej 12 mln Polaków, choć mogłoby ponad 20 mln – zaznaczył Gawkowski. Wyjaśnił, że niektóre czynności, takie jak zastrzeżenie numeru PESEL, można wykonać w aplikacji w kilkanaście sekund, podczas gdy tradycyjna wizyta w urzędzie może zająć znacznie więcej czasu.
Ministerstwo Cyfryzacji rozwija także inne narzędzia wykorzystujące sztuczną inteligencję, m.in. rozwiązania usprawniające działanie miejskich chatbotów oraz wyszukiwarek Biuletynu Informacji Publicznej. Pilotażowo wdrażają je już wybrane samorządy, w tym Gdynia, Łódź i Częstochowa. Resort pracuje również nad integracją systemów AI z aplikacją mObywatel.
Na rozwój zastosowań sztucznej inteligencji w administracji publicznej Ministerstwo Cyfryzacji planuje przeznaczać około 30 mln zł rocznie.
Wicepremier Gawkowski ma także spotkać się w Szczecinie z przedstawicielami zachodniopomorskich gmin i powiatów oraz przedsiębiorcami, by rozmawiać o cyberbezpieczeństwie i wykorzystaniu AI w samorządach.
Źródło: PAP
